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El valor agregado de las herramientas tecnológicas en el encargo de auditoría

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Ludivia Hernández Aros 
Mgs Internacional en Auditoria y Gestión Empresarial 
Profesora Investigadora Universidad Cooperativa de Colombia – sede Ibagué 
ludivia.hernandez@campusucc.edu.co


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Fernando Gutiérrez Portela                  
Mgs en software libre de la universidad Berta Cataluña y de la Autónoma de Bucaramanga     Profesor Investigador Universidad Cooperativa de Colombia – sede Ibagué 
fernando.gutierrez@campusucc.edu.co                                                                                                                            


Un encargo de auditoría se convierte en un reto para el auditor frente a las nuevas modalidades de fraude que nacen día a día; desafío en el cual se ve comprometido su profesionalismo y experticia con la presentación de su informe final, donde expresa en forma detallada cada uno de los hallazgos y conclusiones a que se llegó con su labor – soportado en papeles de trabajo-, bajo los lineamientos específicos  de una planeación y ejecución, acorde con el volumen de información y el alcance de la auditoría. Galvis Montilla (2006), considera que la auditoría en su práctica, se ve ligada a la detección de fraudes y errores en los estados contables  y estos son descubiertos por medio de la revisión y comunicación de hallazgos o evidencias, que es la razón de ser de la auditoría, al proteger intereses de la organización (propietarios-sociedad). 

Es así, que al ejecutar sus funciones, el auditor deberá  diseñar e implementar técnicas y herramientas tradicionales y especializadas que le ayuden y le permitan emitir un informe totalmente fundamentado – a pesar de ser elementos inertes-, pero que sin lugar a dudas se consideran vitales para el procesamiento y análisis  de la información.  

Bajo esta premisa, la calidad de la auditoría se sustenta en un conjunto de  técnicas, herramientas y procedimientos para elevar la eficacia de las auditorias ejecutadas y disminuir la presencia de los riesgos en el desarrollo del proceso (Hernández, 2010); sin dejar a un lado el reconocer que las herramientas son “instrumentos” para ser usados en el encargo, pero la responsabilidad reposa en el auditor, quien es contratado en la organización para generar soluciones –que en muchos casos se denominan “recomendaciones”,  hacia la mejora de procesos y la salvaguarda de la organización en su conjunto (dependiendo del alcance de la auditoría), y así, lograr detectar errores o falencias, generados por los riesgos presentes en toda la empresa. 

El valor agregado de las herramientas tecnológicas en el encargo de auditoría se determina con la: a) Disminución de los costos monetarios por auditorías realizadas, b) Sistemas más eficientes en la reducción de los tiempos por auditorías, c) Identificación de tendencias en el funcionamiento de la empresa, controlando riesgos y complicaciones de carácter interno por error en la información recibida, d) Señalamiento de excepciones y áreas que requieren mayor análisis, e) Localización y reducción de posibles errores de cálculos, f) Simultaneidad en las actividades de auditorías, g) Homogenización de la información contenida en cualquier otro soporte informático que contenga los datos (Estay, 2008)

El uso de estas herramientas tecnológicas en el encargo de auditoría –llámese interna o externa–, aumenta el mayor nivel de confianza en la evaluación de los sistemas de control, pues es  evidente  que la contabilidad  en papel, ya no es usada ni por microempresarios; por lo tanto, el tratamiento de la información exige que el auditor utilice las computadoras y software, que le permite al auditor identificar de manera rápida situaciones que ameritan una acción por parte de la gerencia en la minimización del riesgo. Por lo anterior, el encargo de auditoría se fundamenta muchas veces en atacar las características del fraude como son: Motivación, presión, oportunidad, racionalización y capacidad, denominadas “el pentágono del fraude”

Lefcovich (2009), afirma que ya sea en forma individual,  en equipo o en los círculos de calidad se deberá hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y productividad, menciona de igual forma las herramientas clásicas, las nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditoría en el ejercicio de sus tareas, como lo es la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o mejoras del control interno; el diagrama de Pareto, el cual permite la priorización de controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen, la causa de problemas y la solución a las mismas.

El valor agregado de las herramientas tecnológicas en el encargo de auditoría.jpgBanco imágenes Universidad Cooperativa de Colombia sede Ibagué. 

Algunas de las herramientas tecnológicas de auditoría a nivel de software especializado, se exponen a continuación, con sus características principales:

  • Software ZIFRA. Es un software de auditoría desarrollado en España, contiene muestreos, planificación automática, programas de trabajo por área, multipuesto y monopuesto, para trabajar en red y en local sin duplicar contenidos.
  • Software ACD auditor: Es un software que permite la elaboración de los  papeles de trabajo completando su contenido de forma automática en base a los procedimientos de auditoría típicos o personalizados; al igual que los anteriores permite el muestreo estadístico, es una herramienta de revisión analítica mediante la cual se puede realizar: tipologías de asientos, analizar la cartera o clientes morosos, correspondencias fiscales, entre otros procesos.
  • Software ACL: Uno de los estudios respecto a estas herramientas especializadas de auditoría lo hacen Martínez & Marichal, (2012), los cuales argumentan que ésta herramienta reduce el riesgo y asegura el retorno de la inversión, también posee una poderosa combinación de accesos a datos, análisis y reportes integrados, ACL lee y compara los datos permitiendo a la fuente de datos permanecer intacta para una completa integridad y calidad de los mismos. ACL permite tener una vista inmediata de la transacción de datos críticos en la organización.
  • Software IDEA: Es una herramienta de software para el análisis de datos y permite visualizar la relación entre diferentes bases de datos, para lograr la efectividad en el análisis de las cifras; permite hacer cruces de información, revisar facturas duplicadas, segmentar la información, realiza tareas de cálculo y análisis, de tal forma que sea muy fácil de revisión.  Permite importar la información de archivos tipo Dbf, TXT, Msoffice. 

De igual forma una herramienta tecnológica que se ha dado a conocer en el mercado es el tablero de control que  alerta al auditor sobre situaciones anómalas, lo que le permite actuar en pro de la minimización en los riesgos de control y detección (Flórez, Hernández, & Gallego, 2015).  Esta herramienta se ha visto incorporada en campos propios de la gestión de la gerencia  y ahora se está analizando sus bondades en la auditoría forense.

Finalmente las herramientas usadas por el auditor permiten de igual forma, a) reducir el tiempo para completar el análisis, test y reportes de una auditoría; b) reducir la cantidad de tiempo empleado por procesos manuales; c) proveer de una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta a los cambios; d) proveer de servicios de auditoría los procedimientos; e) realizar seguimientos de tareas correctivas y) aprovechar el conocimiento generado de auditoría anteriores (Pallerola & Monfort, 2014).


 
Referencias Bibliográficas
Estay Ossadón, C. (2008). Uso de Herramientas Econométricas para el análisis de Firmas de Auditoría. Universidad de las Palmas de Gran Canaria: Departamento de Análisis Económico Aplicado.
Flórez-Guzmán, Mario Heimer, Hernández-Aros, Ludivia, & Gallego-Cossio, Laura Constanza. (2015). Tableros de control como herramienta especializada: perspectiva desde la auditoría forense. Cuadernos de Contabilidad, 16(spe42), 661-687. https://dx.doi.org/10.11144/Javeriana.cc16-42.tche

Galvis Montilla, O. d. (Enero de 2006). Estudios Gerenciales. Obtenido de http://bbibliograficas.ucc.edu.co:2361/#/vid/56844336
Hernández Meléndrez, E. (2010). Modelo sistémico de una Auditoría interna con enfoque de riesgo. Cuba: Editorial Universitaria.
Lefcovich, M. L. (2009). Auditoría Interna: Un enfoque sistémico y de mejora Contínua. Argentina: El Cid Editor.
Martínez,Briseida Blanco, A., & Marichal, L. (2012). Auditoria con informática a Sistemas Contables. Matanzas Cuba: Revista de Arquitectura e Ingeniería, vol. 6, núm. 2, pp. 1-14.
Pallerola, C. J., & Monfort, A. E. (2014). Auditoría. Madrid, ES: RA-MA Editorial. Retrieved from http://www.ebrary.com 

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