TRD - Tablas de retención documental

Técnicamente, son un "listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos". 

Es decir, son un Instrumento Archivístico que plasma los tipos de documentos que produce y tramita cada dependencia, agrupándolos técnicamente en "series y subseries", y determinando el tiempo que se conservan tanto en la dependencia como en el Archivo de la Institución.

Las Tablas de Retención Documental nacen de:

• El análisis histórico de la producción documental de la institución.
• De la estructura orgánico funcional.
• De las funciones de cada dependencia.
• De la tradición y cultura archivística institucional.
• Del análisis normativo aplicable a la institución.
• De los cambios internos y externos en la normatividad aplicable a cada proceso.
• De la aplicación de encuestas documentales a nivel de dependencias y de unidades documentales.
• De los requerimientos y recomendaciones impartidos por el AGN-Archivo General de la Nación.​

• Garantiza el derecho a la información.
• Agilidad en tiempos de respuesta en la prestación del servicio.
• Garantiza la seguridad y custodia de la información personal.
  
  

Para el Cliente Interno

• Determinan el control, acceso, consulta y seguridad a los documentos institucionales.
• Determinan los sistemas de ordenación a aplicar en los documentos de archivo.
• Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
• Agilidad en la recuperación de la información.
• Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
• Identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión o central.
• Identifican la producción documental de cada dependencia para su correcta planificación, administración documental, responsabilidad, uso y racionalización en la producción y custodia.
  
  

 Para la Universidad

• Definen una estructura documental lógica de los documentos de archivo físico y electrónico.
• Blindan a la institución ante procesos administrativos con evidencias documentales.
• Mejora la imagen institucional.
• Permiten identificar los documentos sustantivos, esenciales para la continuidad de la institución.
• Garantizan la identificación, selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente (misionales).
• Contribuyen a la conservación del patrimonio documental de la Institución.
• Garantizan la Integridad, fiabilidad, disponibilidad y autenticidad de los documentos de archivo.
• Identifican y reflejan las actividades institucionales.​

Artículo 7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración. Las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser elaboradas por u equipo interdisciplinario, conformado por personas de diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho, Administración Pública, Ingeniería Industrial, entre otras.

Artículo 8°. Firmas Responsables. Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser firmadas por el Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, y por el responsable del área gestión documental de la entidad.

Artículo 9° . Aprobación. Las Tablas de Retención ​Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.

En la Universidad Cooperativa de Colombia las Tablas de Retención Documental son elaboradas por la Dirección DARC y Gestión Documental, valoradas con los líderes de proceso y aprobadas por el Comité Interno de Archivos, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución Rectoral 2509 del 16 de Diciembre de 2020, “Por medio de la cual se adoptan e institucionalizan las tablas de retención documental -TRD- en la Universidad Cooperativa de Colombia."​