¿Alguna vez has salido del país? ¿Cómo te sentirías si llegas solo a otro país sin conocer a nadie? ¿Conoces la normativa migratoria de Francia?, ¿Qué tal la de Brasil? ¿O la de Holanda? ¿Qué pasa si no puedes ingresar a un país extranjero por no conocer la normativa migratoria? ¿Y si no tienes a nadie a quién llamar? ¿Qué harías si no conoces su lengua?
Hay muchas cosas que no tenemos en cuenta durante la visita de un experto internacional, no vemos sus necesidades, no tenemos en cuenta cómo será su experiencia y es importante ponernos en sus zapatos; es por esto que hemos preparado un breve protocolo que nos permita acompañar a todos nuestros visitantes de la manera adecuada.
Lo primero que debemos tener claro es el proceso migratorio, es importante que revisen el instructivo y cumplan los requisitos y enviemos la información clara y completa. 
Modelo de carta de invitación a expertos internacionales (1).docx
Siempre debemos preguntar a nuestro invitado si este proceso es claro para ellos, pues como representantes de la institución somos responsables de su proceso y de las consecuencias que ello conlleva.
Construir y confirmar los itinerarios de vuelo para proceder con la compra. No olviden compartir el itinerario a tiempo con el invitado y los responsables de la logística de su viaje.
Tener un equipo interno que acompañe el proceso de logística: identificar tareas y responsables, y compartir todos los detalles del viaje con anterioridad.
Informar a nuestro invitado mediante un correo electrónico detalles de la(s) ciudad(es) que va a visitar con anterioridad a su viaje. Detalles sobre el clima, el transporte, la cultura, el cambio siempre son útiles. Nos permitimos adjuntar el Modelo de correo de bienvenida expertos internacionales.docx
Compartir todos los datos de contacto en nuestro país (teléfono fijo, celular, dirección, correo electrónico. Incluir indicativos y forma de marcar): Coordinador(es) del evento, responsable de la Red de Apoyo a la Internacionalización y especialista de movilidad de la Dirección Nacional de Internacionalización.
Enviar la información de la persona o servicio de transporte que lo recogerá en el aeropuerto y siempre fijar un punto de encuentro. Recuerden que el invitado no conoce el lugar al que llega. (Tener en cuenta un protocolo de movilidad cuando hay conexiones en aeropuertos diferentes, encontrar las puertas no es tan fácil como parece.)
Enviar datos del hotel(es) en los que se va a hospedar el invitado.
No olvidar solicitar su Assist Card, ¡somos responsables de su integridad mientras se encuentre en nuestro país!
No está de más preguntar al invitado por posibles alergias a medicamentos o alimentos. Puede ser incómodo para nuestro experto tener que rechazar invitaciones por este tipo de limitaciones.
Es importante que siempre incorporemos un espacio de bienvenida con directivos o grupo de trabajo, que su llegada no pase desapercibida.
Construir una agenda colectiva, no todos nuestros invitados están dispuestos a trabajar 24/7, venimos de culturas diferentes y lo que para nosotros es normal, para otros puede ser incómodo o irrespetuoso.
Una vez concertada la agenda compartirla con el invitado y el equipo involucrado en la logística de su viaje. Todos deben conocer la metodología de trabajo, así se evitan los malos entendidos y las confusiones.
A su llegada tener siempre listo es Kit de Internacionalización.