Políticas de gestión documental

​​​Adicional al Acuerdo Superior 039 del 06 de Julio de 2021, "Por medio del cual se define la Política de Gestión de la Documentación de la Universidad Cooperativa de Colombia", la Universidad ha expedido diferentes disposiciónes y actos administrativos desde el año 2005 que impactan los diferentes procesos de la Gestión Documental, que como buena práctica, son construidas a partir de bases normativas y estandares nacionales e internacionales las cuales se enlistan a continuación:


Normatividad archivística interna:

.

​

Acto administrativo​N°
DíaMes
​Año
Reglamentación​EstadoEtapa PGD
Acuerdo211612​1991Crea Facultad de educaciónVigente1. Planeación
Acuerdo32812005Crea facultad de ciencias administrativasVigente1. Planeación
Acuerdo135
82005Crea facultad de ingenieríaVigente1. Planeación
Acuerdo152562010Crea facultad de medicina veterinaria MVZVigente1. Planeación
Acuerdo11711102012Fija las condiciones de retención permanente de trabajos de gradoVigente4. Organización
Acuerdo1292132013Crea figura decano nacionalVigente1. Planeación
Acuerdo1712032014Política de tratamiento de informaciónVigente1. Planeación
Acuerdo3131872017Modifica Estructura Organico FuncionalVigente1. Planeación
Acuerdo3361992017Modifica Estructura Organico Funcional - Centro Pensamiento GlobalVigente1. Planeación
Acuerdo3581222018Establece la política de gestión de la informaciónVigente1. Planeación
Acuerdo62210112020Creación de departamentos en la UCCVigente1. Planeación
Acuerdo39672021Por medio del cual se define la política de gestión de la documentación de la UCCVigente1. Planeación
Acuerdo25862021Actualiza estructura y mapa de procesos UCC y deroga Resolución 621-2014Vigente1. Planeación
Acuerdo91462022Crea departamento de ciencias básicasVigente1. Planeación


.

Acto administrativoN°DíaMesAñoReglamentaciónEstadoEtapa PGD
Circular Externa SAN-02-2018-​0656952192018Radicación de facturas electrónicasVigente3. Gestión y Trámite
Circular Externa MED-02-2020-017700 2032020novedades radicación CAD COVID19 Vigente3. Gestión y Trámite
Circular Externa MED-02-2021-010911522021Concepto Certificados electrónicos DARC UCDEC-0003401171Vigente3. Gestión y Trámite
Circular Externa SAN-03-2021-0181042622021Emisión Factura Electrónica desde OPSCS ucdec-0003421935Vigente3. Gestión y Trámite
Circular Externa SAN-03-2021-0283521242021Aclaración Emisión Factura Electrónica desde OPSCS ucdec-0003433569Vigente3. Gestión y Trámite


.

Acto administrativoN°DíaMesAñoReglamentaciónEstadoEtapa PGD
Circular Interna11912012Uso de sobres de correspondenciaVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaCircular FV-0072352014Procesos de Tesorerías - Cargos por TIPVigenteTIP
Circular InternaMED-03-2014-0450511472014TRD Centros de ConciliaciónVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2014-0502403172014Placa Oficina sin papel, Universidad con memoriaVigenteDifusión
Circular InternaMED-03-2014-08901111122014Pruebas de entrega ENVIA en Centros de ConciliaciónVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2015-0129931722015Preservación de Actas de ConsejosVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2015-0736522682015Uso de la plataforma ENVIA OnLineVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2015-0857121102015Requisitos Archivísiticos para los Centros de ConciliacionVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2015-08924014102015Planes de mejora Centros de ConciliaciónVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2015-09118820102015Proyectos de Organización y Conservación de Trabajos de GradoVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2015-10804715122015Archivado de Actas de Cuerpos ColegiadosVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2015-10814015122015Archivado de Actas de Cuerpos ColegiadosVigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2015-0504951962015Despacho de documentos de graduacion, responsabilidades del DARC remitente, del CAD remitente y CAD destinoVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2016-08282221102016Archivado de la tipología documental: Embargos en la Historia LaboralVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2016-08977816112016Uso del servicio de ENVIA COLVANESVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2016-0963726122016Integridad de Expedientes de Causación 2016Vigente4. Organización
Circular InternaSAN-03-2016-09027417112016Recepción de Facturas Santa MartaVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2017-0049532612017Sticker carnetización AMIVigenteTIP
Circular InternaMED-03-2017-024350542017Formato Consolidado de Actividades UAN/CADVigente1. Planeación
Circular InternaMED-03-2017-024964642017Notificación del procedimiento de “gestionar las facturas,documento equivalente o cuenta de cobro (IA173-3)”,Vigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2017-0269972142017Radicación de facturas de alojamiento NacionalesVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2017-0355262452017Instrucciones para cargue de Historias Laborales al URM y UCM
Administración de Historias Laborales por parte de Gestión Humana a partir del 05/06/2017		Vigente4. Organización
Circular InternaMED-03-2017-053137482017Transferencias Documentales de Historias Laborales de Sede a UAN-Fecha límite 18/08/2017Vigente5. Transferencia
Circular InternaMED-03-2018-003332622018Aclaración a la Circular MED-03-2018-003332 del 26/01/2018 sobre Radicación y formalidades de cotización y/o propuestas económicasVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2018-0061562612018Formalidades y Radicación de Cotizaciones MED-03-2018-003332 UCDEC0001322333Vigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2019-00254415112019Actualiza Sobres de CorrespondenciaVigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2019-006347122019Comunicaciones oficiales-Actualización del formato de comunicaciones oficialesVigente2. Producción
Circular InternaMED-03-2019-08004210122019Actualización centros impresión TIPVigenteTIP
Circular InternaMED-03-2020-0174471832020Actualización Asuntos Judiciales recibidos y respuestas de asuntos judiciales ante contingencia COVID-19Vigente3. Gestión y Trámite
Circular InternaMED-03-2020-023986652020Lineamientos Gestión Documental COVID19 - Aclarada por MED-03-2022-075984VigentePGD
Circular Interna MED-03-2018-035327 3052018Cargue de documentos de la serie convenios Servicio en el Sistema de Gestión de Contenidos-UCM y Sistema de Gestión de Archivos-URM Vigente3. Gestión y Trámite
Circular Interna MED-03-2020-019083 342020Elaboración de Contratos electrónicos en el WCCVigente2. Producción
Circular Interna MED-03-2020-0340051962020Inconsistencias comunicaciones oficiales sin firmaVigente2. Producción
Circular Interna MED-03-2021-010790522021Expedición de certificados PEXTVigente2. Producción
Circular Interna MED-03-2021-059978982021Firmado electrónico de contratos laboralesVigente3. Gestión y Trámite
Circular Interna MED-03-2022-0355942542022Actualización inventario documental CADVigente4. Organización
Circular Interna MED-03-2022-048992692022Clasificación PQRS-Asuntos judicialesVigente3. Gestión y Trámite
Circular Interna MED-03-2022-061431 2172022Seguimiento elaboración y custodia de actas Vigente2. Producción
Circular Interna MED-03-2022-0759843082022Aclaraciones sobre el uso de firmas escaneadas, digitales, electrónicas y manuscritas expuestas en la circular interna MED-03-2020-023986.Vigente2. Producción​

​Circular Interna
​MED-03-2023-013791
​15
2​
2023​
Archivo clínico​
​Vigente
4. Organización​
​Circular Interna
Med-03-2023-​​2
3​
2023
Mejoras clasificación AJOA 2023 WCC- circular complementaria de la circular MED-03-2022-048992​​​Vigente
​3. Gestión y trámite
​Circular Interna
​MED-03-2023-042663
​16
​5
​2023
​Uso de correo electrónico Certificado
​Vigente
​3. Gestión y trámite
​​ Circular Interna

​MED-03-2023-081083
​13
​9
​2023
Actualización del ​Modulo de Actos Administrativos en portal web - Acuerdos y Resoluciones
​Vigente
​3. Gestión y trámite​

.

Acto administrativoN°
DíaMesAñoReglamentaciónEstadoEtapa PGD
MemorandoMED-03-2017-0629461192017Transferencias Documental​es de Historias Laborales de Sede a UAN - Segunda Notifiación del Memorando MED-03-2017-053137 -Fecha límite 15/09/2017Vigente5. Transferencia
MemorandoMED-03-2017-08222011122017Instrucciones para cargue de Historias Académicas al URM
Respuesta al memorando: “Tercerización Historias Académicas Graduados Sede
Bucaramanga” – Observaciones al Inventario Documental para transferencia		Vigente4. Organización
MemorandoMED-03-2018-0359693152018Cargue de Historias Academicas del DARCVigente4. Organización​


.

Acto administrativoN°DíaMesAñoReglamentaciónEstadoEtapa PGD
Resolución61822010Por medio de la cual se define la Política de Uso de Mensajería Digital en la Universidad Cooperativa de ColombiaVigente3. Gestión y Trámite
Resolución57892010Uso de mensajería digital para estudiantes, docentes, egresados y empleados administrativosVigente3. Gestión y Trámite
Resolución1131102010Por medio de la cual se fijan las normas para la elaboración de los certificados de eventos académicos de la UCCVigente1. Planeación
Resolución68282011Políticas de Gestión Documental de la Universidad Cooperativa de Colombia​Vigente1. Planeación
Resolución691282011Crea las Unidades de Archivo Nacional y de SedesVigente1. Planeación
Resolución2582482012Tarjeta de Identificación Personal (TIP)VigenteTIP
Resolución408252013Actualiza composición del Comité Interno y los Consejos de Archivo de las Sedes de la Universidad Cooperativa de Colombia y se deroga la Resolución Rectoral 066 de 2011Vigente1. Planeación
Resolución621322014Estructura de Procesos y Procedimientos UCCVigente1. Planeación
Resolución6561732014Fija las pautas para la gestión de las comunicaciones oficiales, los objetos postales de la institución y se deroga la Resolución Rectoral 192 del 2012Vigente3. Gestión y Trámite
Resolución15771322017Adopta e Institucionaliza las TRDVigente1. Planeación
Resolución2178852019Nombra Directora DARC y GDVigente1. Planeación
Resolución250716122020Numeración de actos académico-administrativosVigente2. Producción
Resolución250816122020Firmas Digitales - complementa Resolución 656-2014Vigente2. Producción
Resolución250916122020Adopta e Institucionaliza las TRDVigentePGD
Resolución36642021Creación de departamentos en la UCCVigente1. Planeación​

​Resolución
​0006
​16
​1
​2023
​Nombra subdirector de Gestión Documental
​Vigente
​1. Planeación

​​Resolución 
​0049
​27
2​
2023​Establece y regula los Comités Primarios​
Vigente​
2. Producción​
​Resolución
​198
​11
​12
​2023
​Desarrolla el marco normativo base de seguridad de la información
​Vigente
​​1. Planeación
3. Gestión y Trámite

​

Normativida​d exte​​rna:​

  • ​Constitución política de Colombia:

Derecho a la intimidad, art. 15.
Derecho a presentar peticiones respetuosas, art. 23.
Protección al patrimio documental, art. 72.
Acceso a los documentos públicos, art. 74

​

  • ​​​​Ley General de Archivos: Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
  • Ley de Comercio Electrónico: Ley 527 del 18 de agosto de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura: Decreto 1080 de 2015, Patrimonio archivístico y documental de la nación.​
  • Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional: Ley 1712 de 2014​.
  • Directiva 026-2020, Procuraduría General de la Nación: ​​Diligenciamiento de la información en el índice de transparencia y acceso a la información - ITA - de conformidad con las disposiciones del artículo 23 de la Ley 1712 de 2014​

Normas técnicas guía:
  • ISO 30300: Definición de criterios para la gestión de documentos en las organizaciones.
  • ISO 15489: Información y documentación.
  • ​​​ISAD-G: Norma internacional general de descripción archivística.​

  • .
    Ir al Repositorio normativo del Archivo General de la Nación - AGN