Programa de gestión documental (PGD)

​

Programa de Gestión Documental de la Universidad desarrolla cinco ​proyectos orientados a implementar las estrategias archivísticas y de gestión de información y documentación que soportan el Plan Estratégico Nacional de la institución, y que permiten una proyección en el mediano y largo plazo en materia de gestión de documentos para la Universidad.

​Los proyectos en desarrollo son:  

.

Objetivo: establecer un sistema integral de conservación y preservación que permita garantizar la custodia a largo plazo de la documentación de archivo producida en soportes análogos y digitales.

Metas estratégicas:​

  • Elaborar y ejecutar planes y procedimientos de transferencia documental de los documentos físicos y electrónicos.
  • Traslado a depósitos especializados en custodia física por sede, para la documentación registrada en las Unidades de Archivo y en el Sistema de gestión de contenidos.
  • Diagnosticar, config​​urar y ejecutar un plan de mejoras a la infraestructura física que responda a la dinámica archivística de cada sede y soporte las necesidades de gestión y conservación documental​.
  • Elaborar el Plan Integrado de Conservación.

.

​Objetivo: normalizar la función archivística de la Universidad tal que garantice el acceso a la información y la organización de la misma para toda la institución.

Metas estratégicas:​

  • ​​Realizar la investigación preliminar de la institución para el desarrollo de las Tablas de Valoración​ Documental.​​​
  • Elaboración, actualización permanente, divulgación y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
  • Definición e identificación de series vitales.
  • Elaboración del PINAR.

.

​​Objetivo: articular a las actividades de análisis y diseño de los procesos institucionales con las actividades inherentes al control de la documentación y al control de los registros, garantizando que la ejecución de lo procedimentado se evidencie y se entregue en custodia de manera segura a las áreas de archivo.​

Metas estratégicas:​

  • ​Implementar en al menos dos sedes los requisitos básicos​ de la norma ISO 30301.​​

.

​​Objetivo: consolidar el SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos​ de Archivo) en todos los procesos institucionales cuya documentación (física o electrónica) se encuentre por fuera de los sistemas de información transaccionales, sitios web y demás repositorios controlados. 

Metas estratégicas:

  • Diseñar, implementar y mantener herramientas de validación externa.
  • Diseñar, implementar y mantener herramientas de firmado electrónico y digital.
  • Diseñar, implementar y mantener herramientas de envío de documentos certificados.
  • Diseñar, implementar, mantener y migrar series documentales alojadas en otros sistema de información.
  • Diseñar e iImplementar la custodia y preservación digital de los soportes de las series vitales.
  • Auditar, mantener y aplicar mejoras permanentemente al sistema de gestión de contenidos (configuraciones, reportes, expedientes, documentos, metadatos e imágenes)

.

​​Objetivo: disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio a la comunidad universitaria y como fuente de la historia. 

Metas estratégicas:

  • Aplicar las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias y sedes de la institución.
  • Realizar la organización y digitalización de los fondos documentales acumulados de series vitales.​​
  • Monitorear la aplicación de la NTC 5906 para el 100% de los requisitos archivísticos de los Centros de Conciliación​.
  • Transferir la documentación semitactiva e inactiva a depósitos​ especializados.
  • Consolidar inventario documental de todas las sedes.​​​


.

​​Objetivo: G​enerar acciones de difusión, integración y alfabetización archivística

Metas estratégicas:

  • Participación en eventos y órganos que propicien la gestión del conocimiento y la difusión archivística.
  • Diseñar y ejecutar estrategias de difusión archivística como el evento #MemoriaVivaUCC.
  • Realizar capacitación constante en materia de gestión documental.
  • Actualización permanente del micrositio.
  • Implementar auditorías documentales.

​